Cara menggunakan MYOB v.18 ED
MEMBUAT DATA BARU
1. Klik tombol start
2. Pilih all program > MYOB
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :
Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
Create, untuk membuat data perusahaan baru
Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi ini
Exit, untuk mengakhiri program MYOB
2. Pilih all program > MYOB
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :
Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
Create, untuk membuat data perusahaan baru
Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi ini
Exit, untuk mengakhiri program MYOB
4. Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File.
5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6 bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List dan Company File
6. Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.
7. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut:
Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku
Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku
Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku
Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun
8. Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan Account:
I Would like to start with one of the last provided by MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.
I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done creating my company file
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada setelah membuat file baru.
I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar account.
9. Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klikSave.
10. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:
Command Centre : adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase, inventory, dan cardfile.
5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6 bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List dan Company File
6. Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.
7. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut:
Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku
Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku
Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku
Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun
8. Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan Account:
I Would like to start with one of the last provided by MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.
I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done creating my company file
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada setelah membuat file baru.
I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar account.
9. Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klikSave.
10. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:
Command Centre : adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase, inventory, dan cardfile.
Cara membuat akun baru
1. Pada sub menu account, klik accounts list
2. Klik new, isikan data akun, meliputi :
• Header isikan account type, number, dan nama account
• Details isikan account type, account number, dan account name.
1. Pada sub menu account, klik accounts list
2. Klik new, isikan data akun, meliputi :
• Header isikan account type, number, dan nama account
• Details isikan account type, account number, dan account name.
3. Klik Ok.
Cara menghapus akun
1. Buka akun yang ingin di hapus
2. Klik edit, delete account
1. Buka akun yang ingin di hapus
2. Klik edit, delete account
Cara memasukkan saldo akun
1. Klik setup balances account opening balance
2. Masukkan saldo pada tiap tiap akun. Untuk akun yang tidak sesuai dengan sisi nya di beri tanda (-) contoh : akumulasi penyusutan kendaraan berada pada kelompok harta ( D ) tetapi akun ini saldo normalnya di kredit, berarti harus di beri tanda (-) , akun cadangan kerugian piutang berada pada kelompok harta lancar ( D ) tetapi akun ini saldo normalnya di kredit, berarti harus di beri tanda (-)
3. Apabila di bawah akun-akun terdapat tulisan “ amount left to be allocated : Rp. 0,00 “ artinya sudah balance.
1. Klik setup balances account opening balance
2. Masukkan saldo pada tiap tiap akun. Untuk akun yang tidak sesuai dengan sisi nya di beri tanda (-) contoh : akumulasi penyusutan kendaraan berada pada kelompok harta ( D ) tetapi akun ini saldo normalnya di kredit, berarti harus di beri tanda (-) , akun cadangan kerugian piutang berada pada kelompok harta lancar ( D ) tetapi akun ini saldo normalnya di kredit, berarti harus di beri tanda (-)
3. Apabila di bawah akun-akun terdapat tulisan “ amount left to be allocated : Rp. 0,00 “ artinya sudah balance.
Cara mengatur tax codes
1. Klik list tax codes
2. Hapus semua akun yang tidak di perlukan kecuali N-T dan GST
3. Isikan data/ pengaturan pajak :
Description : Not Reportable
Linked account for tax collected ( akun yang ingin di linked untuk penerimaan pajak = PPN keluaran )
Linked account for tax paid ( akun yang ingin di linked untuk pembayaran pajak = PPN masukan )
4. Klik close
1. Klik list tax codes
2. Hapus semua akun yang tidak di perlukan kecuali N-T dan GST
3. Isikan data/ pengaturan pajak :
Description : Not Reportable
Linked account for tax collected ( akun yang ingin di linked untuk penerimaan pajak = PPN keluaran )
Linked account for tax paid ( akun yang ingin di linked untuk pembayaran pajak = PPN masukan )
4. Klik close
Cara membuat kartu piutang
1. Buka sub menu card file, pilih card list
Klik new, isikan :
a. Card type : customer
b. Name : ( nama customer )
c. Card ID : nomor identitas customer
d. Adress : alamat customer
2. Klik Ok
3. Lakukan langkah tersebut berulang untuk membuat data supplier
Cara membuat kartu Utang
1. Buka sub menu card file, pilih card list
Klik new, isikan :
a. Card type : supplier
b. Name : ( nama supplier )
c. Card ID : nomor identitas supplier
d. Adress : alamat supplier
2. Klik ok
3. Lakukan langkah tersebut berulang untuk membuat data supplier lainnya.
Cara memasukkan saldo kartu utang dan piutang
1. Klik setup, kemudian pilih balance supplier balance
2. Pilih identitas supplier kemudian isi data
a. Supplier name
b. Terms
c. Date
d. Memo
e. Total Including tax dan tax code
Kemudian klik ok
Cara membuat persediaan barang dagang
1. Pilih sub menu inventory, pilih item list
2. Klik new , isikan :
a. Item number
b. Name
c. I buy this item : perlengkapan salon / spa
d. I sell this item : pendapatan jasa
e. I inventory this item : persediaan jasa
3. Kemudian isikan selling details harga barang dan tax code nya ( N-T )
4. Klik ok
1. Pilih sub menu inventory, pilih item list
2. Klik new , isikan :
a. Item number
b. Name
c. I buy this item : perlengkapan salon / spa
d. I sell this item : pendapatan jasa
e. I inventory this item : persediaan jasa
3. Kemudian isikan selling details harga barang dan tax code nya ( N-T )
4. Klik ok
Membahas Linked account
1. Klik setup linked account accounts and banking account
a. Equity account for historical balancing ( Akun modal untuk historical )
b. Bank account for electronic payments (Akun bank untuk pembayaran secara elektronik , artinya pembayaran melalui bank ) = bank mandiri
c. Bank account for undeposited funds ( Akun bank untuk pembayaran melalu uang yang belum di setorkan ke bank ) = kas di tangan
2. Salles accounts.
a. Assets account for tracking Receivables ( Akun harta untuk penerimaan piutang ) = piutang usaha
b. Bank account for customer receipt ( Akun bank yang di terima customer ) = bank mandiri
Tanda centang :
a. I charge freight on sales ( Membayar beban angkut penjualan )
b. I track deposits collected from customers (Untuk pembayaran uang muka = down payment )
c. I give discount for early payments ( Discount untuk pembayaran awal = Potongan penjualan )
d. I assess chargest for late payments ( Denda untuk keterlambatan pembayaran = late free collected )
a. I charge freight on sales ( Membayar beban angkut penjualan )
b. I track deposits collected from customers (Untuk pembayaran uang muka = down payment )
c. I give discount for early payments ( Discount untuk pembayaran awal = Potongan penjualan )
d. I assess chargest for late payments ( Denda untuk keterlambatan pembayaran = late free collected )
3. Purchase accounts :
a. Liability account for tracking payables ( Akun utang untuk pembayaran secara kredit ( utang usaha) )
b. Bank account for paying bills ( Akun bank untuk pembayaran secara tunai ( kas bank ) )
a. Liability account for tracking payables ( Akun utang untuk pembayaran secara kredit ( utang usaha) )
b. Bank account for paying bills ( Akun bank untuk pembayaran secara tunai ( kas bank ) )
Tanda centang :
a. I can receive items without a supplier bill ( Saya dapat menerima barang dagangan tanpa tagihan dari supplier )
b. I pay freight on purchase ( Beban angkut pembelian )
c. I track deposits paid to supplier ( memberikan Uang muka kepada supplier )
d. I take discount for early payment ( meminta / mendapatkan discount untuk pembayaran awal/cepat = Potongan pembelian )
e. I pay chargest for late payment ( membayar denda untuk keterlambatan pembayaran = Late free paid / late free expense ( denda keterlambatan ) )
a. I can receive items without a supplier bill ( Saya dapat menerima barang dagangan tanpa tagihan dari supplier )
b. I pay freight on purchase ( Beban angkut pembelian )
c. I track deposits paid to supplier ( memberikan Uang muka kepada supplier )
d. I take discount for early payment ( meminta / mendapatkan discount untuk pembayaran awal/cepat = Potongan pembelian )
e. I pay chargest for late payment ( membayar denda untuk keterlambatan pembayaran = Late free paid / late free expense ( denda keterlambatan ) )
4. Payroll
a. Bank account for cash payment ( akun bank untuk pembayaran secara tunai = kas di tangan )
b. Bank account for cheque payment ( akun bank untuk pembayaran melalui bank / cek = bank mandiri / kas bank )
c. Bank account for electronic payment ( akun bank untuk pembayaran melalui bank / secara electronic = bank mandiri / kas bank )
d. Default employer expense account ( akun beban saat permbayaran gaji pegawai = beban gaji pegawai )
e. Default wages expense account ( akun beban untuk membayarkan upah = beban gaji pegawai / beban upah pegawai )
f. Default tax /deductions payable accounts.
a. Bank account for cash payment ( akun bank untuk pembayaran secara tunai = kas di tangan )
b. Bank account for cheque payment ( akun bank untuk pembayaran melalui bank / cek = bank mandiri / kas bank )
c. Bank account for electronic payment ( akun bank untuk pembayaran melalui bank / secara electronic = bank mandiri / kas bank )
d. Default employer expense account ( akun beban saat permbayaran gaji pegawai = beban gaji pegawai )
e. Default wages expense account ( akun beban untuk membayarkan upah = beban gaji pegawai / beban upah pegawai )
f. Default tax /deductions payable accounts.
